Cobro de Aranceles

Objetivo

Registrar los pagos de obligaciones académicas y administrativas del estudiante (cuotas, exámenes, pruebas parciales, productos, gestiones) mediante fichas de cobro individuales, aplicando descuentos y recargos según el nivel académico y las condiciones de pago.

Ruta

/ficha_cobro/{id}

Descripción General

El módulo Cobro de Aranceles registra los pagos de los estudiantes a través de la ficha de cobro. La ficha permite cobrar cuotas, exámenes, pruebas parciales, productos y gestiones. El operador accede buscando por estudiante desde el input en pantalla o ingresando directamente por la URL /ficha_cobro/{id}.

El sistema organiza las obligaciones según el tipo de inscripción (grado, posgrado, colegio) y aplica reglas diferenciadas de recargo por vencimiento y descuentos según el nivel y situación del estudiante. Los pagos generan movimientos que se registran en las cajas del módulo Gestión de Cajas.

Funcionalidades

Inscripciones Visibles

El sistema lista las inscripciones vigentes del último año, más aquellas con deuda pendiente. Cada inscripción tiene un campo de observación editable según el permiso enrolled_update. Las inscripciones antiguas completamente saldadas no aparecen por razones de rendimiento.

Cobro de Ítems

• Cuotas: El sistema lista las cuotas mensuales asociadas a cada inscripción. Cada cuota muestra un tooltip con información de deuda, descuento, recargo, número de factura (si fue pagada), fecha de pago y usuario que registró el pago.
• Exámenes: El cobro requiere que el estudiante cumpla las condiciones definidas en Reglas de Negocio.
• Pruebas parciales, productos y gestiones: El sistema permite su cobro desde la ficha.

Selección de Cuotas para Pago

Al hacer clic sobre una cuota impaga, el sistema selecciona automáticamente esa cuota y todas las cuotas impagas anteriores de la misma inscripción (no permite seleccionar una cuota fuera de orden sin arrastrar consigo las anteriores pendientes).

Pagos Parciales y División en Cuotas

• Las cuotas admiten pago parcial directamente.
• Para los demás ítems (recuperatorios, exámenes, productos, gestiones), el operador realiza un pago parcial mediante clic derecho → “Dividir en cuotas” → ingresa monto, cantidad de cuotas y fechas de vencimiento. El sistema crea las cuotas con esas condiciones y luego el operador cobra las cuotas generadas.
• Las pruebas parciales no se pueden dividir en cuotas.

Componente de Pago (TablePayment)

Al seleccionar ítems en la ficha de cobro se abre un componente de pago compuesto por una tarjeta resumen y un formulario.

Cabecera

Muestra los datos del contribuyente según el registro en la tabla persons:

Caso	Identificador	Nombre mostrado
Con RUC	person_ruc	person_bussiness_name (razón social)
Sin RUC	person_idnumber	Nombre y apellido

Tabla de Ítems Seleccionados

Columna	Descripción
Descripción	Concepto del ítem
Monto	Monto a pagar por el ítem
Monto recibido	Calculado en base al monto ingresado en el formulario
Saldo	Diferencia pendiente si el monto recibido es menor al monto del ítem

Los recargos por mora y los descuentos se muestran como filas separadas. Los descuentos aparecen como valor negativo en las columnas Monto y Saldo, con Monto recibido en 0, y deben restar correctamente en el total.

Fila de totales:

• Monto: Suma total de la columna monto.
• Monto recibido: Suma total del monto ingresado.
• Saldo: Diferencia restante si el monto ingresado es menor al total.

Formulario de Pago

Campo	Descripción
Empresa	Selección desde company_details. Define si la factura es pre-impresa o electrónica.
Tipo	Factura o Recibo. Cambia el formato del PDF en facturas pre-impresas.
Nro. de factura	Solo visible para empresas con is_printable = true. La correcta escritura del número es responsabilidad exclusiva de la cajera; el sistema no puede validarlo.
Fecha	Por defecto es la fecha actual. Se usa para procesar comprobantes con fecha retroactiva; afecta el cálculo de descuentos y recargos pero las facturas siempre se emiten con la fecha actual.
Modificar fecha de factura	Checkbox exclusivo para administrador de sistema con permiso correspondiente.
Tipos de pago	Autocomplete múltiple. Por defecto: efectivo. Opciones definidas en la tabla payment_types, administradas desde la vista de métodos de pago.
Monto recibido	Un campo por cada método de pago seleccionado.
Comprobantes	Cada método de pago puede requerir comprobantes adicionales, configurados en la tabla proof_payment. Se cargan desde el botón ”+” junto al campo de monto. Algunos comprobantes pueden requerir imágenes.
Vuelto	Solo visible cuando el único método de pago es efectivo. Se oculta cuando hay más de un método de pago seleccionado. Bug conocido: pendiente de mejorar luego de la migración.

Validaciones del Pago

Frontend:

• El monto recibido no puede ser 0.
• Debe haber al menos un método de pago asignado.
• El campo empresa es requerido.
• El campo nro. de factura es requerido cuando is_printable = true.
• El campo fecha es requerido (por defecto la fecha actual).
• Si la empresa usa facturación electrónica y la persona no tiene correo registrado, se abre un formulario para completarlo antes de poder enviar el pago.

Backend — Causas de Rechazo:

• El número de comprobante ingresado ya fue utilizado.
• Alguno de los ítems seleccionados está pendiente de procesar en una conciliación.
• Alguno de los ítems ya fue procesado (puede ocurrir si dos cajeras abren la misma ficha simultáneamente o si la misma cajera abre en dos pestañas y cobra en ambas). Bug conocido, pendiente de resolver.

Resultado del Pago

Factura pre-impresa: Se abre en una nueva pestaña el PDF con el formato de factura o recibo según lo seleccionado.

Factura electrónica: Se abre el historial de pagos. El KUDE no se muestra de inmediato dado que el envío a SIFEN es asincrónico y requiere aprobación previa.

En ambos casos las cuotas se marcan como pagadas con el monto recibido y las evaluaciones seleccionadas se marcan como pagadas.

Integraciones

• Gestión de Cajas: Cada método de pago define la caja destino del movimiento generado por el pago.
• Facturas: El procesamiento del pago genera el documento fiscal correspondiente.
• App de Estudiante: El estudiante consulta su ficha de cobro y estado de deuda (funcionalidad de lectura).
• App de Docente: El docente habilita estudiantes para rendir exámenes (excepción al requisito de asistencia).

Reglas de Negocio

Inscripciones y Cuotas por Nivel Académico

• Grado: Cuotas mensuales de marzo a julio (1er semestre) y de agosto a diciembre (2do semestre). Existen dos inscripciones internas combinadas en la ficha para mostrar el año completo. El pago de agosto corresponde a la matrícula del 2do semestre.
• Posgrado y colegio: Presentación simple; todas las cuotas se agrupan bajo una única inscripción.

Matrícula del 2do Semestre (Grado)

No se cobra a menos que el estudiante sea recursante. Excepción: si el recursante ya cursó el semestre anterior el mismo año, no abona matrícula.

Descuentos

Los valores y porcentajes pueden variar con el tiempo. La fuente de verdad es el módulo de becas y la tabla scholarship.

Regla General sobre Vencimiento

Todos los descuentos dejan de aplicarse si la cuota vence, excepto los que cubren el 100% del monto o los autorizados por Rectorado.

Regla General sobre Combinación

No se combinan descuentos. Cada estudiante tiene asignado un único descuento, determinado por la administración.

Descuentos de Grado

• Descuento por pago anticipado: Gs. 10.000 de descuento para estudiantes de grado presencial que paguen hasta el día 5 del mes de vencimiento de la cuota. No aplica a cuotas vencidas.
• Descuento de bachiller: Para estudiantes de primer año recién egresados de bachiller (egreso en el año en curso o el año anterior como máximo). Los montos varían según la carrera. Valores disponibles en la tabla scholarship.
• Beca Alumno 5: Para estudiantes con promedio 5 en bachiller. Cubre el 100% de las cuotas, pero el estudiante debe abonar la matrícula completa del semestre. Requisito: rendir un examen de admisión. Los exámenes pueden ser exonerados si la administración lo autoriza según el caso.
• Beca Impulsar +30: Se asigna a principio de año mediante un listado con porcentajes diferenciados: 25%, 10% o 100%. El porcentaje correspondiente a cada estudiante lo determinan los directivos; el sistema solo almacena y aplica el valor asignado.
• Beca Itaipú: Se asigna a principio de año mediante un listado. Cubre el 100% de cuotas y exámenes.

Descuentos de Colegio

Descuento	Beneficiario	Cobertura
Hermano	Hermanos de alumnos	5% en cuotas
Funcionario	Hijos de funcionarios de la institución	50% en cuotas
Docente	Hijos de docentes de la institución	25% en cuotas

Descuentos de Posgrado

• Beca EDUCAL — 50%: Aplica a matrícula y cuotas. Solo para estudiantes que figuran en la nómina correspondiente.
• Descuento Egresado: Para estudiantes egresados de carreras de grado en la institución. Descuento base del 10%. Puede ascender al 20% con autorización de Rectorado.

Descuentos Generales (Rectorado)

Beca	Cobertura	Condición
Beca 100%	100% de las cuotas	Autorización de Rectorado
Media Beca	50% de las cuotas	Autorización de Rectorado

Convenios con Empresas y Otros Casos Especiales

Los convenios con empresas externas son negociados y definidos por los directivos; el sistema no interviene en esa decisión. Una vez acordados, se registran en el módulo de becas (tabla scholarship) para su aplicación.

Descuentos Especiales por Cuota

Para casos puntuales que no corresponden a ninguna beca estándar, se registran directamente en la columna staccount_discount de la tabla student_account.

Recargos por Vencimiento

Tipo	Recargo
Grado	Gs. 10.000 después del día 10 / Gs. 20.000 después del día 20. Máximo Gs. 20.000 por cuota.
Colegio	Gs. 10.000 por mes vencido, acumulativo por cuota. Ej.: 2 meses vencidos → 1ra cuota: +Gs. 20.000 / 2da cuota: +Gs. 10.000.
Posgrado	Recargo = Capital × (1 + 0.0012)^días − Capital

La fórmula de posgrado resta el capital al final para aislar solo la parte del interés. Sin esa resta, el resultado incluiría el monto original de la cuota.

Condiciones para Cobro de Exámenes

El estudiante debe cumplir todas estas condiciones:

1. Estar inscrito en la materia.
2. Tener al menos 70% de asistencia, o estar habilitado por el docente. En caso de no cumplir con el 70% de asistencia solo el docente tiene el permiso de habilitarlo.
3. No tener materias correlativas pendientes.

No se deberían cobrar exámenes con fecha muy anterior. Actualmente existe flexibilidad por demoras en el procesamiento, cambios de fecha o exámenes de posgrado/online sin fecha asignada.

Pagos Parciales

• Cuotas: Admiten pago parcial directamente.
• Otros ítems (exámenes, parciales, productos, gestiones): Pago parcial solo mediante división en cuotas.

Prioridad de Pago con Monto Insuficiente

Si el monto ingresado es menor al total seleccionado (cuotas + otros ítems):

1. El sistema prioriza los ítems que no son cuotas.
2. Aplica el sobrante como pago parcial de cuota.
3. Lanza una alerta si no hay sobrante.

Integridad de Datos

Se debe verificar que en todos los casos los montos coincidan entre:

• Tabla ticket_details columna tickdet_monto.
• Tabla tills_details columna amount, referenciada al ticket generado.

Además del registro en tickets y ticket_details, se generan movimientos de ingreso en caja, uno por cada método de pago utilizado. Se debe verificar que:

• Los comprobantes de cada método de pago se guardan correctamente.
• Los montos se reflejan en todos los informes administrativos: cierre de caja, ingresos y balance.

Acciones Secundarias en Ficha de Cobro

Clic derecho sobre una cuota: Redirige a la vista del historial de pagos del estudiante.

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Última revisión: 9 de julio de 2026